Klauzula Informacyjna RODO (art. 13 i 14) MojeFaktury24.pl automatyzacja faktur KSeF dla biur rachunkowych.
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego MojeFaktury24.pl i wszelkich powiązanych usług jest:
Niniejsza Klauzula Informacyjna sporządzona jest w celu realizacji obowiązku informacyjnego wynikającego z art. 13 i art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych, dalej: RODO). Wszelką korespondencję dotyczącą przetwarzania danych osobowych, realizacji praw lub składania skarg prosimy kierować na adres e-mail: kontakt@mojefaktury24.pl lub pisemnie na adres siedziby Administratora podany powyżej.
Niniejsza Klauzula Informacyjna skierowana jest do wszystkich kategorii osób fizycznych, których dane osobowe są przetwarzane przez Administratora w związku z prowadzeniem Serwisu MojeFaktury24.pl i świadczeniem za jego pośrednictwem Usług:
Użytkownicy Serwisu posiadający Konto: osoby fizyczne lub osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, które zarejestrowały aktywne Konto w Serwisie i korzystają z jego Usług na zasadach określonych w Regulaminie;
Użytkownicy Serwisu bez Konta: osoby fizyczne przeglądające strony Serwisu MojeFaktury24.pl bez rejestracji, których dane techniczne (adres IP, cookies) są zbierane automatycznie przez serwer Serwisu;
Właściciele i pracownicy Biur Rachunkowych: osoby fizyczne będące właścicielami, wspólnikami, pracownikami lub współpracownikami biur rachunkowych (PKD 69.20.Z) korzystających z Serwisu w imieniu biura i na rzecz jego klientów - przetwarzane są ich dane identyfikacyjne, kontaktowe i uwierzytelniające związane z Kontem;
Klienci Biur Rachunkowych - jako osoby, których dane są powierzone: osoby fizyczne, których dane osobowe (identyfikacyjne, podatkowe, finansowe, kadrowe) zawarte są w dokumentach finansowych, umowach i danych kadrowych importowanych lub tworzonych w Serwisie przez Biuro Rachunkowe; w odniesieniu do tych danych APKOM pełni rolę wyłącznie Podmiotu Przetwarzającego (procesora) działającego na polecenie Biura Rachunkowego jako Administratora;
Osoby kontaktujące się z Administratorem: osoby fizyczne kierujące do Administratora zapytania, wnioski, skargi lub inną korespondencję za pośrednictwem poczty elektronicznej, formularzy kontaktowych na stronie Serwisu lub telefonicznie;
Osoby uczestniczące w procesach przedkontraktowych: osoby fizyczne zainteresowane skorzystaniem z Usług Serwisu, kontaktujące się z Administratorem w celu uzyskania informacji przed rejestracją Konta.
Administrator przetwarza dane osobowe Użytkowników w celu: umożliwienia rejestracji Konta i zawarcia umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną; świadczenia Usług Serwisu zgodnie z Regulaminem (pobieranie faktur z KSeF, zarządzanie dokumentami, integracja z Comarch ERP Optima, udostępnianie panelu klienta); realizacji zamówień na Abonament i obsługi płatności; zapewnienia wsparcia technicznego i obsługi posprzedażowej; a także podjęcia działań na żądanie Użytkownika przed zawarciem umowy (odpowiedzi na zapytania przedrejestracyjne).
Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia i wykonania umowy - bez nich realizacja Usług jest niemożliwa.
Administrator przetwarza dane osobowe w zakresie i przez okresy wymagane bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności: przechowywanie dokumentacji finansowo-księgowej (faktury VAT, dane transakcyjne) przez 5 lat od końca roku obrotowego zgodnie z ustawą o rachunkowości; przechowywanie dokumentacji podatkowej przez 5 lat od końca roku podatkowego zgodnie z Ordynacją podatkową; a także inne obowiązki wynikające z przepisów prawa podatkowego, rachunkowego i administracyjnego.
Przetwarzanie w tym celu nie wymaga zgody Użytkownika i nie może być przez niego sprzeciwione w zakresie wynikającym z obowiązku prawnego.
Administrator przetwarza dane osobowe w celach wynikających z jego uzasadnionych interesów, w szczególności: zapewnienie bezpieczeństwa systemów informatycznych Serwisu i danych Użytkowników (w tym wykrywanie i zapobieganie atakom cybernetycznym i próbom nieautoryzowanego dostępu); doskonalenie jakości Usług i analityka Serwisu; marketing bezpośredni własnych usług Administratora kierowany wyłącznie do aktualnych klientów (Użytkowników posiadających aktywne Konto); ustalanie, dochodzenie i obrona roszczeń Administratora w postępowaniach sądowych i przedsądowych.
Użytkownikowi przysługuje bezwzględne prawo do wniesienia w każdym czasie sprzeciwu wobec przetwarzania na potrzeby marketingu bezpośredniego - skutkuje to natychmiastowym zaprzestaniem przetwarzania w tym celu.
Administrator przetwarza dane osobowe na podstawie dobrowolnej, wyraźnej i świadomej zgody Użytkownika w celach: przesyłania newslettera i materiałów marketingowych drogą e-mailową lub SMS; stosowania analitycznych plików cookies do badania ruchu na stronie Serwisu; stosowania marketingowych plików cookies do celów remarketingu; profilowania zachowań Użytkownika w celach marketingowych.
Zgoda jest dobrowolna, bezwarunkowa i może być cofnięta przez Użytkownika w każdym czasie bez podawania przyczyny i bez żadnych negatywnych konsekwencji. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego na jej podstawie przed cofnięciem.
Administrator przetwarza następujące kategorie danych osobowych Użytkowników Serwisu MojeFaktury24.pl:
W zakresie, w jakim APKOM przetwarza dane osobowe klientów, pracowników i kontrahentów Użytkownika (w szczególności Biura Rachunkowego) jako Podmiot Przetwarzający (procesor), kategorie tych danych obejmują wszelkie dane zawarte w dokumentach finansowych i kadrowych importowanych lub tworzonych w Serwisie, w szczególności: dane identyfikacyjne i kontaktowe osób fizycznych (imię, nazwisko, NIP, adres, telefon, e-mail), dane finansowe (numery rachunków bankowych, kwoty transakcji, historia płatności), dane zawarte w fakturach VAT i umowach, a także dane kadrowe (w zakresie, w jakim są przetwarzane przez Biuro Rachunkowe za pośrednictwem Serwisu).
| Kategoria danych | Okres przechowywania | Podstawa prawna |
|---|---|---|
| Dane Konta Użytkownika i treść umowy | 6 lat od zakończenia umowy | Art. 118 k.c. - ogólny termin przedawnienia |
| Faktury VAT i dokumentacja finansowa | 5 lat od końca roku obrotowego | Art. 74 ust. 2 ustawy o rachunkowości |
| Dane podatkowe i deklaracje | 5 lat od końca roku podatkowego | Art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej |
| Dane przetwarzane za zgodą | Do cofnięcia zgody | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO |
| Logi systemowe | Do 12 miesięcy | Uzasadniony interes - bezpieczeństwo |
| Dane w postępowaniach spornych | Do prawomocnego zakończenia + 3 lata | Uzasadniony interes - dochodzenie roszczeń |
Każda osoba fizyczna, której dane osobowe przetwarza Administrator, może w każdym czasie, nieodpłatnie i bez podawania przyczyny wystąpić do Administratora z wnioskiem o realizację przysługujących jej praw. Wnioski przyjmowane są na adres e-mail: kontakt@mojefaktury24.pl lub pisemnie na adres siedziby Administratora. Administrator udzieli odpowiedzi w terminie 1 miesiąca (z możliwością przedłużenia o kolejne 2 miesiące w uzasadnionych przypadkach, o czym Użytkownik zostanie poinformowany).
Prawo do uzyskania od Administratora potwierdzenia, czy przetwarza dane osobowe osoby, której to dotyczy, a jeżeli tak - do uzyskania dostępu do tych danych i informacji o: celach i podstawach prawnych przetwarzania, kategoriach przetwarzanych danych, odbiorcach lub kategoriach odbiorców, planowanym lub stosowanym okresie przechowywania danych, przysługujących prawach, źródle danych (jeśli nie zostały zebrane bezpośrednio od osoby), a także do otrzymania bezpłatnej kopii przetwarzanych danych osobowych.
Prawo do żądania od Administratora niezwłocznego sprostowania dotyczących jej nieprawidłowych danych osobowych oraz do uzupełnienia niekompletnych danych osobowych, w tym przez złożenie dodatkowego oświadczenia. Administrator dokona sprostowania bez zbędnej zwłoki.
Prawo do żądania od Administratora niezwłocznego usunięcia danych osobowych w przypadku, gdy: dane nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane; cofnięto zgodę stanowiącą podstawę przetwarzania; wniesiono skuteczny sprzeciw; dane były przetwarzane niezgodnie z prawem. Prawo to nie ma zastosowania w zakresie, w jakim przetwarzanie jest niezbędne do wywiązania się z obowiązku prawnego lub do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Prawo do żądania od Administratora ograniczenia przetwarzania danych, gdy: kwestionowana jest prawidłowość danych - na czas weryfikacji; przetwarzanie jest niezgodne z prawem, ale osoba sprzeciwia się usunięciu; Administrator nie potrzebuje już danych, ale są one potrzebne osobie do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń; wniesiono sprzeciw - do czasu stwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy Administratora są nadrzędne wobec sprzeciwu.
Prawo do otrzymania dotyczących jej danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego (np. JSON, CSV, XML) oraz prawo do przesłania tych danych innemu administratorowi bez przeszkód ze strony APKOM. Prawo to dotyczy wyłącznie danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy w sposób zautomatyzowany.
Prawo do wniesienia w każdym czasie sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora. Administrator zaprzestanie przetwarzania, chyba że wykaże istnienie ważnych, prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania nadrzędnych wobec interesów osoby. Sprzeciw wobec przetwarzania na potrzeby marketingu bezpośredniego jest bezwzględny i skutkuje natychmiastowym zaprzestaniem przetwarzania w tym celu, bez oceny nadrzędności.
Prawo do cofnięcia udzielonej zgody na przetwarzanie danych w każdym czasie, bez podawania przyczyny i bez żadnych negatywnych konsekwencji dla osoby. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
Prawo do wniesienia skargi do właściwego krajowego organu nadzorczego ds. ochrony danych osobowych, jeżeli osoba uważa, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy RODO. W Polsce właściwym organem jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, e-mail: kancelaria@uodo.gov.pl.
Administrator stosuje wielowarstwowe techniczne i organizacyjne środki ochrony danych, zaprojektowane zgodnie z zasadami privacy by design (ochrona danych w fazie projektowania) i privacy by default (domyślna ochrona danych), w celu zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych i ochrony przed ich utratą, nieautoryzowanym dostępem, modyfikacją lub ujawnieniem. Stosowane środki bezpieczeństwa obejmują: szyfrowanie transmisji HTTPS/TLS; szyfrowanie danych w bazach danych; wielowarstwowe zapory sieciowe (firewall); granularną kontrolę dostępu personelu opartą na zasadzie minimalnych uprawnień; automatyczne szyfrowane kopie zapasowe co 24h przechowywane przez 7 dni; systemy wykrywania włamań (IDS/IPS); procedury zarządzania incydentami zgodne z art. 33 i 34 RODO z 72-godzinnym terminem zgłoszenia naruszenia. W przypadku naruszenia ochrony danych mogącego powodować wysokie ryzyko dla praw i wolności osób fizycznych Administrator zawiadomi te osoby bez zbędnej zwłoki zgodnie z art. 34 RODO.
Administrator zastrzega sobie prawo do aktualizacji i zmiany niniejszej Klauzuli Informacyjnej w każdym czasie, jeżeli jest to uzasadnione zmianą przepisów prawa, zmianą zakresu przetwarzanych danych lub innymi uzasadnionymi przyczynami. Aktualna, obowiązująca wersja Klauzuli jest zawsze dostępna pod adresem mojefaktury24.pl/rodo. Dalsze korzystanie z Serwisu po opublikowaniu zaktualizowanej Klauzuli jest równoznaczne z akceptacją wprowadzonych zmian. Niniejsza Klauzula Informacyjna RODO obowiązuje od dnia 1 stycznia 2026 r.